การเขียนหนังสือราชการ

วันนี้ (10 มี.ค. 52) เป็นวันที่ 2 ของโครงการฝึกอบรมทักษะในการทำงานของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ รุ่นที่ 1 เย็นวันนี้ เรียนเรื่อง “การเขียนหนังสือราชการ” … จาก อ. จินตนา บิลมาศ สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน

แม้ว่าจะร่าง ตรวจ และเซ็นเอกสาร บันทึกข้อความ/หนังสือภายใน มานานหลายปี ตั้งแต่สมัยหัวกระดาษยังใช้ตราครุฑ จนกระทั่งเดี๋ยวนี้ใช้ตรามหาวิทยาลัยมหิดลแล้ว แต่ก็ไม่ได้ไปเรียนวิชาสารบรรณมาจากที่ไหน อาศัยดูตัวอย่างจากคนอื่น ทำไปด้วยความเคยชิน … พอมีวิทยากรมาอบรมเรื่องนี้ ก็มีโอกาสได้ซักถามในสิ่งที่ตัวเองข้องใจ ได้เกร็ดความรู้มาดังนี้

  • หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารหรือบันทึกข้อความ ที่มีการลงทะเบียนรับตามหลักสารบรรณ
  • ข้อแตกต่างระหว่าง คำว่า อนุญาต กับ อนุมัติ ก็คือ คำว่าอนุญาตใช้กับคนเท่านั้น ส่วนอนุมัติ ใช้กับเงิน หรืองบประมาณ หรือใช้กับคนก็ได้ ในปัจจุบันนิยมใช้ในทุกกรณี
  • การเขียนภาษาไทย ไม่ให้ใช้เครื่องหมายวรรคตอน ประเภท comma, question mark ไม่ใช้คำว่า ก็ ไม่ใช้ภาษาพูด เช่น คำว่า “อะไร” ให้ใช้ “อันใด” แทน .. และอย่าใช้คำเชื่อมที่ซ้ำๆ กันในบรรทัดเดี่ยวกัน ให้หลีกเลี่ยงไปใช้คำเชื่อมอื่นๆ ที่สอดคล้องกัน จะได้สละสลวย เช่น “ที่-ซึ่ง-อัน” “และ-กับ-รวมทั้ง-ตลอดจน”
  • คำว่า “จัก” เป็นคำหนัก ใช้ต่อเมื่อสั่งการหรือลงโทษ ไม่ค่อยใช้กันแล้ว ให้ใช้คำว่า “จะ” แทน เช่น “จะเป็นพระคุณยิ่ง”
  • การเขียนหนังสือราชการ เป็นศิลปะอย่างหนึ่งของการใช้ภาษา ต้องเขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์และเกิดผลดี ไม่ใช้คำทำลาย ไม่ตำหนิตรงๆ ไม่กล่าวโทษ ยกตัวอย่างเช่น ไม่ใช้ “ท่านเข้าใจผิด” แต่ใช้ว่า “ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อน”
  • การเขียนตักเตือนหรือตำหนิ ให้เขียนเปลี่ยนเข็ม เบนเป้าหมาย (ให้อ้างคนอื่น อย่าตำหนิเอง) เช่น
    • “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ จะเป็นทางให้ผู้อื่นตำหนิได้”
    • “ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า …” “ด้วยปรากฎว่า …”
    • “จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับเจ้าหน้าที่ ให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้อีก”
    • “รู้สึกเสียใจที่ได้มีการให้ข่าว โดยไม่ตรงกับความเป็นจริง”
    • การตอบปฏิเสธการให้ ทำอย่างมีศิลปะ ไม่ให้เสียน้ำใจ : กล่าวขอบคุณ + อ้างเหตุผลขัดข้องที่เรารับไม่ได้ + ให้โอกาสต่อไป หรือขออย่างอื่นแทน
    • การตอบปฏิเสธคำขอ : กล่าวขออภัย + บอกเหตุผลที่ไม่ให้ + แสดงน้ำใจ ให้ความหวังว่าคราวหน้าถ้าขออีกอาจจะให้ … ตัวอย่างเช่น “อย่างไรก็ดี ในโอกาสหน้า หาก … ก็จะพิจารณาให้ความร่วมมือด้วยความยินดี”
    • สมัยนี้ ไม่ค่อยนิยมใช้คำว่า “ใคร่” เพราะดูโบราณ ส่วนวลีที่เป็นที่นิยมในการเขียน และใช้บ่อยๆ ได้แก่ “ขอได้โปรด” “จะขอบคุณมาก” “จึงขอขอบคุณมา ณ ที่นี้”

    วิทยากรบอกว่า ผู้บริหารไทย ใช้เวลามากกว่า 80% ในการอ่านและเซ็นแฟ้ม ดังนี้ เพื่อความรวดเร็วและประหยัดเวลาผู้บังคับบัญชา (ซึ่งมักจะมีเงินเดือนและเงินประจำตำแหน่งแพงๆ เวลามีค่า) จึงควรเขียน “บันทึกย่อเรื่อง” สรุปให้ท่านอ่านอย่างรวดเร็ว และให้เขียนไปเลยว่า “ข้อเสนอเพื่อโปรดพิจารณาสั่งการ มีดังนี้ ….” แทนที่จะเขียน “เสนอเพื่อโปรดพิจารณา” เพราะเรื่องจะได้จบๆ

3 thoughts on “การเขียนหนังสือราชการ

  1. เขียนหนังสือราชการตั้งแต่เริ่มบรรจุเข้าทำงานราชการ ซี 3 ก็ดูตัวอย่างจากที่เขาเคยทำกันมา แบบไม่มีความรู้เลย ก็ได้แต่ศึกษา หาอ่านจากหนังสือ แล้วนำไปใช้ ทุกวันนี้ก็ยังต้องเขียนอยู่แต่ก็ไม่มากนัก อยากให้ที่ทำงานจัดอบรมหลักสูตรนี้อย่างมาก จะได้ฝึกการเขียนหนังสือราชการให้ถูกต้องอย่างจริงจัง วันนี้ได้รู้ข้อมูลเพิ่มจากที่เคยสงสัยหลายอย่าง มีประโยชน์จริง ๆ ดีมากเลยค่ะ ขอบคุณนะคะ ไม่เคยผิดหวังเลยที่ได้ติดตามผลงานและชื่นชมมาโดยตลอด🙂

  2. จะเป็นพระคุณยิ่ง กับ จักเป็นพระคุณยิ่ง มีความหมายต่างกัน
    จักเป็นคำหนัก เน้นย้ำ จริง คนปัจจุบันมักเข้าใจผิด(เพราะคุ้นเคย)จึงคิดว่า “จัก” เป็นการใช้บังคับ ซึ่งเจ้าใจผิดคิดว่า จะ กับ จัก จะมีความหมายเหมือนกันทุกครั้งไป
    แท้จริงแล้ว “จัก” ในความหมายว่า รู้, ทราบ, แจ้ง, จําได้,
    “จักเป็นพระคุณ” จึงหมายถึง รู้ในพระคุณนั้น จำในพระคุณนั้นได้ (จึงมักใช้กับผู้ใหญ่ หรือศักดิ์สูงว่า ด้วยความหมายว่า ทราบในพระคุณเสมอ)
    แต่ “จะ” มีความหมายถึงอนาคตว่า ถ้าไม่ได้สิ่งที่ต้องการ ก็จะไม่เป็นพระคุณ อีก
    แต่ “จัก” คือ ทราบ(รู้ สำนึก)ในพระคุณเสมอ (ไม่ว่าจะได้ หรือไม่ได้ในสิ่งที่ต้องการ)
    โปรดเข้าใจให้ถูกต้อง

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s