การจัดเก็บเอกสาร

วันที่ 11 มี.ค. 52 เป็นวันที่ 3 ของโครงการฝึกอบรมทักษะในการทำงานของบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ วันนี้เรียนเรื่อง “การจัดเก็บเอกสาร (Filing System)” … จาก อ. ศิริวรรณ ทองพลับ จากงานจัดเก็บเอกสารกลาง สำนักงาน ก.พ.

ความจริงเรียนรู้เรื่องงานสารบรรณเอาไว้บ้างก็ดีเหมือนกัน … งานสารบรรณ คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ-ส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลาย ซึ่งขั้นตอนการดำเนินงาน และระเบียบปฏิบัติยึดตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ซึ่งเพิ่มเรื่องของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เข้าไปด้วย

ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร ได้แ่ก่

  1. เรียงตามตัวอักษร หรือหัวข้อเรื่อง
    • เรียงตามชื่อเรื่อง หรือหัวเรื่อง
    • เรียงตามชื่อคน
    • เรียงตามชื่อกิจการ
    • เรียงตามสถานที่ตั้งหน่วยงาน หรือลักษณะภูมิศาสตร์
    • เรียงตามเสียง (ลำดับตัวอักษรที่เกิดจากการออกเสียง)
  2. เรียงตามตัวเลข
  3. เรียงตามเวลา
  4. เรียงตามเลขรหัสแทนเรื่องหนึ่งๆ (นั่นก็คือระบบ LC, Dewey ในห้องสมุดนั่นเอง)

การจำแนกและจัดเอกสารเข้ากลุ่มเรื่อง

หมวด 1 การเงิน งบประมาณ
หมวด 2 คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ คู่มือ (รวมทั้งหนังสือเวียน)
หมวด 3 โต้ตอบทั่วไป (รวมทั้งข่าวสารประชาสัมพันธ์)
หมวด 4 บริหารทั่วไป
หมวด 5 บริหารบุุคคล
หมวด 6 เบ็ดเตล็ด (รวมทั้งเอกสารการประชุมทั่วไป)
หมวด 7 ประชุม สัมมนา
หมวด 8 ทุน ดูงาน บรรยาย วิทยากร
หมวด 9 พัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง
หมวด 9 รายงาน สถิติ และแบบสอบถาม
หมวด 9 โครงงาน แผนงาน วิจัย

สิ่งที่ควรจะต้องทำ คือ บัญชีคุมรายละเอียดเอกสารภายในแฟ้ม และบัญชีคุมแฟ้มเอกสารอีกทีหนึ่ง (ว่าอยู่ที่ตู้ไหน ชั้นไหน) มีการทำบัตรยืมเอกสาร แฟ้มยืมเอกสาร (จะได้ทวงคืนได้ ไม่หาย)

ทุกสิ้นปี จะต้องทำการสำรวจ และทำลาย (ตั้งกรรมการ 3 คน) หรือฝากเก็บไว้ที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

การประเมินความสำคัญของเอกสาร

1 ทางกฎหมาย (จนกว่าคดีจะถึงที่สุด)
2 ทางการบริหาร (1-5 ปี)
3 ทางการเงิน (5-10 ปี)
4 ทางการประชาสัมพันธ์ (1 ปี)
5 ทางประวัติศาสตร์ (ทำลายไม่ได้ี)

เอกสารที่เป็นสำเนา เก็บไว้ 1 ปี หลังจากนั้นทำลายได้ ส่วนตัวจริงหรือต้นฉบับ ถ้าเป็นเรื่องการเงิน ให้เก็บไว้ 10 ปี เพื่อรอ สตง.มาตรวจสอบ หรือต้นฉบับบางอย่างที่เป็นประโยชน์ทางประวัติศาสตร์ ควรเก็บตลอดไป

One thought on “การจัดเก็บเอกสาร

  1. อยากทราบเรื่องการจัดเก็บเอกสาร
    1.เอกสารประจำตัว
    2.เอกสารครอบครัว
    3.เอกสารการเงิน
    4.ประโยชน์
    5.หลักการจัดเก็บ
    6.การจัดเก็บประเภทต่างๆ
    7.สิ่งที่ควรคำนึง
    8.การรักษา คุ้มครองสิทธิประโยชน์ของผู้บริโภค
    9.สาระสำคัญ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s