การจดรายงานการประชุม

30 เม.ย. 2552

โครงการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการทำงาน สำหรับบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์ รุ่นที่ 1 … วันนี้เรียนเรื่อง “การพัฒาทักษะการสื่อสารเพื่อการปฏิบัติงาน” โดยคุณประไพ จรูญนาถ จากสำนักจัดการความรู้ (KM Office) บริษัท CPF Training Center ซึ่งเป็นบริษัทในเครือซีพี

การสื่อสาร (Communication) คือ กระบวนการถ่ายทอดหรือส่งสารข่าวสาร (message) จากที่หนึ่ง บุคคลหนึ่ง หรือฝ่ายหนึ่ง ซึ่งเรียกว่าผู้ส่งสาร (source) ไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งเรียกว่าผู้รับสาร (Receiver)

ประเภทของการสื่อสาร (แบ่งโดยใช้จำนวนของผู้ทำการสื่อสารเป็นเกณฑ์) มี 5 ประเภท คือ

  1. Intrapersonal : สื่อสารกับตัวเอง เช่น การเขียนบันทึกส่วนตัว กำหนดงานให้ตัวเองปฏิบัติ Things to do today !
  2. Interpersonal : แลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างบุคคล
  3. Large Group Communication : การอภิปรายในห้อง การสอนแบบวงจรปิด
  4. Organizational Communication : การสื่อสารให้ทราบทั่วกันในองค์กร
  5. Mass Communication : สื่อสารสาธารณะ โดยใช้สื่อมวลชน Mass Media

การสื่อสารด้วยช่องทางของ “การเขียน” ที่เราใช้บ่อยในการทำงาน และควรหมั่นฝึกฝนเพื่อการใช้ภาษาถูกต้องและสามารถสื่อสารให้ผู้อื่นเข้าใจได้ถูกต้อง ได้แก่

  • การเขียน หรือการจดบันทึกรายงานการประชุม
  • การเขียนรายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน
  • การเขียนอีเมล
  • การใช้ข้อมูลทางสถิติเพื่อรายงานผล

เทคนิคและเคล็ดลับในการจัดประชุม และจดรายงานการประชุม (Meeting Minutes)

  • อย่าบรรจุวาระ เรื่องที่สมาชิกในที่ประชุม น้อยกว่า 80% ให้ความสนใจ
  • ควรทำการสรุปและจัดทำรายงานการประชุม ให้เสร็จสิ้นภายใน 24 ชั่วโมง หลังการประชุม และส่งให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจทานความถูกต้อง (แต่ไม่ใช่ให้ประธานตรวจ!)
  • การนำเครื่องบันทึกเสียงเพื่อช่วยในการบันทึกการประชุม ควรได้รับความยินยอมจากที่ประชุมก่อน
  • ศัพท์ที่ใช้ในการประชุม : องค์ประชุม = จำนวนผู้เข้าประชุม ญัตติ = ข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา มติ = ข้อตกลงในที่ประชุม ระเบียบวาระการประชุม = เรื่องที่นำเข้าประชุม
  • วาระการประชุม ได้แก่ วาระที่ 1 : รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว วาระที่ 2 : เรื่องแจ้งเพื่อทราบ (ประเด็นหารือ และ มติในที่ประชุม) วาระที่ 3 เรื่องนำเสนอและพิจารณา (ประเด็นหารือ และ มติในที่ประชุม) ซึ่งในวาระนี้อาจให้มีการนำเสนอผลงานหรือ KPI ของบุคลากรรุ่นใหม่ได้ วาระที่ 4 : เรื่องสืบเนื่อง หรือเรื่องติดตาม วาระที่ 5 : เรื่องอื่นๆ วาระที่ 6 : สรุปการประชุม และเรื่องที่ต้องติดตามในการประชุมคราวหน้า (เลขานุการสรุปทบทวนเนื้อหาสาระสำคัญให้ที่ประชุมทราบโดยทั่วกัน เพื่อป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล)

หลักการใช้คำ
มีคำที่เรานิยมใช้ประกอบในการเขียน แต่มักใช้กันไม่ค่อยถูก ตัวอย่างเช่น

  • อนุเคราะห์ = ใช้ในกรณีของความช่วยเหลือ
  • ส่งเสริม = ใช้ในกรณียังไม่ได้ทำมาก่อน
  • สนับสนุน = ใช้ในกรณีทำแล้ว แต่สนับสนุนให้ดีขึ้น
  • เช่น = ใช้เมื่อต้องการให้ยกมาเป็นตัวอย่าง สัก 2-3 อย่าง เช่น ช้าง ม้า วัว เป็นต้น (ฯลฯ)
  • อาทิ = ใช้เฉพาะจุดที่ต้องการเน้น ที่มีความสำคัญ หรือที่มีมาก
  • ได้แก่ = ใช้เมื่อต้องการแสดง มีอยู่เท่าไรบอกมาให้หมด ได้แก่ ช้าง ม้า วัว ควาย หมี
  • จะ = ใช้เมื่อต้องการขอบคุณ (จะเป็นพระคุณยิ่ง) ไม่ใช้ จัก เนื่องจากเป็นคำบังคับหรือคำขู่

อบรมเรื่องโน้นเรื่องนี้ ซึ่งล้วนเป็นทักษะในการทำงานในยุคปัจจุบันที่มาจากโลกตะวันตก แต่ลึกๆ แล้ว เป็นคำสอนที่มีในพระพุทธศาสนาทั้งสิ้น พื้นฐานของ KM ก็ต้องเริ่มต้นด้วยคาถาหัวใจนักปราชญ์ก่อน คือ สุ จิ ปุ ลิ … ฟัง คิด ถาม เขียน โดยเฉพาะ ลิ คือลิขิต การจดบันทึก เพื่อจัดเก็บเป็นคลังความรู้ (Knowledge Asset) นั่นเอง

  • สุ (สุตะ – ฟัง)
  • จิ (จินตะ – คิด ไตร่ตรอง)
  • ปุ (ปุจฉา – ถาม)
  • ลิ (ลิขิต – จดบันทึก เขียน)

2 thoughts on “การจดรายงานการประชุม

  1. อ่านแล้วมีความรู้เพิ่มมาก ๆ คะ ขอบคุณมากคะ พอดีจะเตรียมตัวไปสอบนักจัดการงานทั่วไปคะ ด้านเลขานุการคะ ขอบคุณอีกครั้งคะ

  2. อ่านแล้วมีความรู้เพิ่มขึ้น พอดีว่าได้ทำรายงานการประชุมไม่ค่อยเข้าใจเท่าไรนัก แต่ขอบคุณมากนะค่ะ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s