ตามตำราของ Hay Group ในการปรับโครงสร้างขององค์กร … สรุปได้คร่าวๆ ดังนี้ค่ะ
การจัดการหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร อาจแบ่งตาม Functional Grouping หรือ Market Based Grouping ก็ได้ ซึงจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน
ตัวอย่างลักษณะโครงสร้างองค์กร เช่น
- Functional : โครงสร้างถูกออกแบบโดยอ้างอิงกลุ่มงานหลักขององค์กร และกระบวนการหลักในการทำงาน โดยไม่คำนึงถึงลักษณะธุรกิจขององค์กร และกลุ่มลูกค้า
- Divisional : โครงสร้างถูกออกแบบโดยอ้างอิงกลุ่มงานหลักขององค์กร และกระบวนการหลักในการทำงาน โดยจะเน้นไปที่ตลาดเป็นสำคัญ
- Front / Back : โครงสร้างถูกออกแบบโดยด้านหนึ่งจะถูกรวมด้วยเกณฑ์ด้านลูกค้า (Front End) และอีกด้านหนึ่งจะถูกรวมด้วยเกณฑ์ด้านผลิตภัณฑ์และบริการ (Back End)
- Strategic Business Units (SBU) : โครงสร้างถูกออกแบบด้วย เกณฑ์ด้านลูกค้า ที่มีความต้องการในสินค้าหรือบริการที่เหมือนๆ กัน
- Matrix : โครงสร้างถูกออกแบบโดยใช้เกณฑ์ของกลุ่มการดำเนินงานหลัก และกระบวนการหลัก (มีลักษณะเป็นแถวและคอลัมน์ ไขว้กันเป็นตาราง)
เช่นแบ่งตามฝ่าย ตามแผนก ฯลฯ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีจำนวนผลิตภัณฑ์และกลุ่มลูกค้าน้อย
ข้อดี คือ สามารถพัฒนาเฉพาะทางภายในกลุ่่มงานได้ดี สายการบังคับบัญชาชัดเจน อำนาจขึ้นกับหัวหน้ากลุ่มงาน ใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประิสิทธิภาพ และไม่ซ้ำซ้อน
ข้อเสีย คือ การประสานงานระหว่างสายงานเป็นไปอย่างลำบาก การประเมินผลงานทำได้ยาก เพราะขาดความเชื่อมโยงต่อเป้าหมายขององค์กร มุมมองจำกัดอยู่ภายใต้ความเชี่ยวชาญ การอบรมการบริหารจัดการทั่วไปมีจำกัด
เช่น แบ่งกลุ่มงานบางกลุ่ม ตามประเภทของผลิตภัณฑ์
ข้อดี คือ มุ่งความสนใจในส่วนของผลิตภัณฑ์และบริการ โดยเน้นไปที่ตลาด หน้าที่ความรับผิดชอบกำหนดไ้ด้อย่างชัดเจน การประเมินผลงานทำได้ง่าย เพราะผู้ตัดสินใจเป็นผู้รับผิดชอบผลลัพธ์ทั้งหมด ง่ายต่อการพัฒนาผู้บริหาร
ข้อเสีย คือ อาจเกิดความซ้ำซ้อนของหน้าที่ ทำให้เปลืองทรัพยากร และยากต่อการประสานงานในเรื่องของการบริหารจัดการลูกค้า (เสนอสินค้าหรือบริการซ้ำซ้อน)
เช่น แบ่งเป็นกลุ่มต่างๆของฝ่ายขาย และกลุ่มต่างๆ ของฝ่ายผลิต
ข้อดี คือ ทำให้เกิดความชัดเจน และความสะดวกต่อลูกค้า มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย เพราะลดความซ้ำซ้อน ใช้ทรัพยากรร่วมกัน
ข้อเสีย คือ เกิดการแข่งขันระหว่างฝั่ง Front End ที่จะใช้ทรัพยากรในฝั่ง Back End และการประสานงานอาจเกิดความขัดแย้งกัน
ข้อดี คือ แต่ละ SBU รับผิดชอบกำไร-ขาดทุนได้ภายในหน่วยงานของตนเอง และเนื่องจากแต่ละ SBU จะมีคู่แข่งที่แตกต่างกัน จึงสามารถมุ่งเป้า และปรับเปลี่ยนการดำเนินงานได้ง่าย
ข้อเสีย คือ แต่ละ SBU ประสานงานกันลำบาก และไม่ประหยัดในเรื่องของขนาดการดำเนินการ
ข้อดี คือ สามารถควบคุมและประสานงานระหว่างทั้งสองมิติได้ เกิดการถ่วงดุล และส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารภายในองค์กรให้เพิ่มมากขึ้น
ข้อเสีย คือ อาจเกิดปัญหาในการปฏิบัติงาน เนื่องจากจะมีผู้บังคับบัญชา 2 คน ผู้ปฏิบัติงานจะเกิดความกดดัน และจะเกิดกระบวนการทำงานที่คล้ายกันในแต่ละหน่วยงานย่อย ณ จุดตัดของ matrix
เห็นได้อย่างชัดเจนว่า คณะวิทยาศาสตร์ของเรา ณ ปัจจุบัน มีโครงสร้างแบบ Functional … แต่ไม่รู้เหมือนกันว่า ตอนจบจะปรับเป็นโครงสร้างแบบไหนกันดีนะ …