ว่าด้วยหมวด 4.2 ของ EdPEx – การจัดการความรู้

หมวด 4 ของ EdPEx ว่าด้วยเรื่องการวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้
ที่จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับหน่วยงานของเรา น่าจะเป็นข้อ 4.2 การจัดการสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศและและการจัดการความรู้ ดังนั้น ลองมาทำความเข้าใจกันก่อนดีกว่า เพราะปีงบประมาณ 2556 นี้ คณะวิทยาศาสตร์ จะต้องเข้าสู่เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินงานที่เป็นเลิศ (Education Criteria for Performance Excellence : EdPEx) อย่างแน่นอน

4.2 การจัดการสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศและการจัดการความรู้ :
โจทย์คือ สถาบันมีวิธีการอย่างไรในการจัดการสารสนเทศ ความรู้ของสถาบัน และเทคโนโลยีสารสนเทศ (45 คะแนน)

ให้อธิบายถึงวิธีการที่สถาบันดำเนินงานเพื่อให้มั่นใจได้ว่า ข้อมูลสารสนเทศ ซอฟต์แวร์และฮารด์แวร์ที่จำเป็นสำหรับผู้ปฏิบัติงาน ผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดจนผู้ส่งมอบและคู่ความร่วมมือ ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ มีคุณภาพและพร้อมใช้งาน ให้อธิบายถึงวิธีการที่สถาบันสร้างและจัดการสินทรัพย์เชิงความรู้ของสถาบัน โดยตอบคำถามต่อไปนี้

ก. การจัดการข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการความรู้

1. สถาบันมีวิธีการอย่างไรในการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลสารสนเทศ และองค์ความรู้ของสถาบันมีความแม่นยำ ถูกต้องและเชื่อถือได้ ทันกาล ปลอดภัยและรักษาความลับ
2. สถาบันดำเนินการอย่างไร เพื่อให้ข้อมูลและสารสนเทศที่ต้องการมีความพร้อมใช้งาน และทำอย่างไรเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงาน ผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดจนผู้ส่งมอบ และคู่ความร่วมมือทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้ ความพร้อมใช้งานของข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น เนื่องจากการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เรียนกับสถาบันการศึกษา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับสถาบันการศึกษา ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือเว็บไซต์ของสถาบันได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกัน อินทราเน็ตได้กลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญของการสื่อสารระดับองค์การ นอกจากนั้น การเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศอาจทำได้โดยผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์และวิธีการอื่นๆ
3. สถาบันมีวิธีการอย่างไรในการจัดการความรู้ของสถาบัน เพื่อให้บรรลุผลของ 1. การรวบรวมและถ่ายทอดความรู้ของผู้ปฏิบัติงาน 2. การถ่ายทอดความรู้ที่เป็นประโยชน์ระหว่างสถาบันกับผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ส่งมอบและคู่ความร่วมมือทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ 3. ความรวดเร็วในการค้นหา ระบุ แบ่งปัน และนำวิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศไปดำเนินการ 4. การรวบรวมความรู้และถ่ายทอดความรู้ที่เป็นประโยชน์ ไปใช้ในกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์

ข. การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศ

1. สถาบันดำเนินการอย่างไรเพื่อให้มั่นใจได้ว่าฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มีความเชื่อถือได้ ปลอดภัยและง่ายต่อการใช้งาน
2. ในกรณีฉุกเฉิน สถาบันมีวิธีการอย่างไรในการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลและสารสนเทศ รวมทั้งระบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มีความพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่อง
3. สถาบันมีวิธีการอย่างไรในการรักษากลไกที่ทำให้ข้อมูลและสารสนเทศมีความพร้อมในการใช้งาน รวมทั้งระบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทันกับความต้องการและทิศทางของบริการทางการศึกษา และการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในสภาพแวดล้อมที่สถาบันดำเนินงานอยู่

---

จุดประสงค์
หัวข้อนี้ตรวจประเมินวิธีการที่สถาบันทำให้มั่นใจว่ามีข้อมูล สารสนเทศ ซอฟแวร์ และฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น มีคุณภาพ และมีความพร้อมใช้งานสำหรับผู้ปฏิบัติงาน ผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ส่งมอบ คู่ความร่วมมือ ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นอกจากนี้ ยังตรวจประเมินวิธีการที่สถาบันใช้ในการสร้างและจัดการสินทรัพย์เชิงความรู้ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และกระตุ้นให้เกิดนวัตกรรม

ข้อสังเกต

• การจัดการสารสนเทศ อาจจำเป็นต้องทุ่มเททรัพยากร เนื่องจากแหล่งข้อมูลและสารสนเทศมีเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล การเติบโตอย่างต่อเนื่องของการใช้สารสนเทศทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการปฏิบัติการของสถาบัน ทั้งที่เป็นส่วนหนึ่งของเครือข่ายความรู้ของสถาบันจากอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต รวมทั้งการสื่อสารระหว่างสถาบันกับผู้เรียนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นเรื่องท้าทายความสามารถของสถาบัน ในการทำให้ระบบดังกล่าวมีความน่าเชื่อถือ และพร้อมใช้งานในรูปแบบที่ใช้งานง่าย
• ข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเปลี่ยนผ่านระหว่างชั้นเรียน ระหว่างสถาบันหรือเมื่อเข้าสู่ตลาดแรงงาน รวมทั้งในการเป็นคู่ความร่วมมือกับภาคธุรกิจ หน่วยงานบริการ สังคม และกับชุมชน การตอบคำถามในหัวข้อนี้ สถาบันควรคำนึงถึงการใช้ข้อมูลและสารสนเทศในด้านนี้ และควรตระหนักถึงความจำเป็นในการสอบทานความถูกต้องของข้อมูลอย่างรวดเร็ว และประกันความน่าเชื่อถือได้ของข้อมูล แม้ว่าจะมีการถ่ายโอนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องก็ตาม
• การจัดการความรู้ของสถาบัน ต้องมุ่งเน้นที่ความรู้ที่ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ปรับปรุงกระบวนการ หลักสูตร บริการ ที่ส่งเสริมการเรียนรู้และบริการทางการศึกษาอื่นๆ รวมถึงความรู้ที่ต้องใช้ เพื่อให้ทันกับความต้องการและทิศทางของการบริการด้านการศึกษาที่เปลี่ยนแปลงไป ตลอดจนการพัฒนาทางเลือกที่แปลกใหม่ซึ่งเพิ่มคุณค่าให้แก่ผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสถาบัน
• การบริหาร ใช้ ประเมิน และแบ่งปันความรู้ขององค์การ ซึ่งเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เป็นเรื่องหนึ่งที่สถาบันต้องเผชิญในปัจจุบัน องค์การชั้นนำได้ประโยชน์จากความรู้ของผู้ปฏิบัติงาน ลูกค้า ผู้ส่งมอบ คู่ความร่วมมือ ทั้งที่เป็นทางการ และไม่เป็นทางการ ซึ่งร่วมกันผลักดันให้เกิดการเรียนรู้ระดับองค์การ และปรับปรุงผลการดำเนินการ
• สถาบันควรวางแผนอย่างรอบคอบ ในการจัดให้มีโครงสร้างพื้นฐานของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ข้อมูล และสารสนเทศ ที่พร้อมใช้งานได้อย่างต่อเนื่องในทุกสถานการณ์ ไม่ว่าเป็นภัยพิบัติที่เกิดจากธรรมชาติหรือมนุษย์ ในการวางแผนเหล่านี้ควรคำนึงถึงความต้องการของผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดของสถาบัน รวมทั้งผู้เรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ส่งมอบ คู่ความร่วมมือ ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นอกจากนี้ ควรมีการประสานให้สอดคล้องกับแผนโดยรวมของสถาบัน เพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง

จากหนังสือ เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ 2552 – 2553 ของสำนักมาตรฐานและประเมินผลอุดมศึกษา สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา พิมพ์ครั้งที่ 1 : พฤศจิกายน 2552