8 ส.ค. 55 : เช้านี้ ไปดูงานการจัดการความรู้ (KM) ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยได้รับความอนุเคราะห์จากคุณเมตตา ชุมอินทร์ หัวหน้างานพัฒนาและฝึกอบรมกองการเจ้าหน้าที่ ช่วยเป็นธุระจัดการให้ เมื่อเห็นตารางกำหนดการแล้ว จัดเต็มพิกัดเลย แถมยังพบว่า ท่านรองอธิการบดี มอ. อาจารย์พิชิต เรืองแสงวัฒนา และคุณเที่ยง จารุมณี ผู้อำนวยการกองการเจ้าหน้าที่ จะมาต้อนรับด้วย .. ฝ่ายเราเลยรีบไปเชิญตัวท่านรองอธิการบดีฝ่ายสารสนเทศ ของมหิดล คือ ท่าน รศ.นพ. อาทิตย์ อังกานนท์ ที่มาร่วมงานประชุม WUNCA ให้ช่วยกรุณานำทีมพวกเราไปด้วย เพื่อให้เกียรติแก่ทางฝ่ายเจ้าภาพ
พอไปถึง อันดับแรก ถ่ายภาพร่วมกันที่ลานพระบิดา
ลำดับต่อไป เป็นการบรรยายให้พวกเราฟังแบบคุณภาพคบแก้ว ดังต่อไปนี้
1. ท่านรองอธิการบดี อาจารย์พิชิต เรืองแสงวัฒนา ได้เล่าให้ฟังถึงนโยบายด้าน KM ของ มอ. ในฐานะที่เป็นประธานคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารความรู้ในองค์กร — มอ. มีนโยบายที่ชัดเจนมากในเรื่อง knowledge sharing โดยเฉพาะความรู้ที่สั่งสมจากประสบการณ์ของบุคลากรสายสนับสนุน ส่วนสายวิชาการไม่น่าเป็นห่วงเท่าไหร่ เนื่องจากมี KM ฝังอยู่ในกระบวนการของการทำวิจัยอยู่แล้ว KM ไม่ใช่เป้าหมาย แต่เป็นเครื่องมือนำไปสู่ learning organization แผนพัฒนามหาวิทยาลัย 2555-2559 มี KM เป็นเป้าประสงค์ที่ 6 คือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (LO PSU Model)
เรื่อง KM แล้วแต่จะเน้น บางแห่งอาจขึ้นอยู่กับงานประกันคุณภาพ หรืองานนโยบายและแผน หรืองานไอที .. แต่ที่ มอ. เห็นว่า KM เป็นเรื่องของการพัฒนาบุคลากร จึงให้กองการเจ้าหน้าที่เป็นหน่วยประสานงาน มีคณะกรรมการพัฒนาบุคลากร (อธิการบดีเป็นประธาน) มีคณะกรรมการ KM แต่ละคณะ และมี CKO (คุณเอื้อ) ประจำคณะ ใน SAR ของคณะให้เขียนรายงานการเรียนรู้การทำงานที่ดีขึ้น หรือนวัตกรรมการพัฒนางานที่ดีขึ้น เพิ่มอีก 1 บท เมื่อพบว่าคณะใดมีความโดดเด่น มีระบบหรือกระบวนการบางอย่างที่ไม่เหมือนคนอื่น ให้คณะนั้นแบ่งปันความรู้โดยจัดกิจกรรมเวทีคุณภาพ เล่าความสำเร็จหรือความยากลำบาก หรืออาจทำความตกลง internal benchmarking ขอเข้าไปศึกษาเชิงลึกกับหน่วยงานที่เป็น Best Practice เลย ครึ่งปีหรือ 1 ปี ไม่ใช่เพียงแค่ชื่มชม … แต่ไม่ได้หมายความว่าจะไป copy มาทั้งหมด เพราะอาจไม่ความสำเร็จ มันขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและบริบทขององค์กรด้วย ผู้บริหารเบอร์หนึ่งต้องให้ความสำคัญกับ “โครงการพัฒนางาน” และต้องให้กำลังใจบุคลากร ไม่ให้ท้อแท้ใจไปก่อน ต้องมีทั้งการสนับสนุนเงินรายได้ และการยกย่องเชิดชูเกียรติ มีการจัดงานประกวดกันในระดับมหาวิทยาลัย และเอาผลไปใช้ในการคัดเลือกข้าราชการดีเด่นประจำปีด้วย
มอ. เน้นเรื่อง knowledge sharing ความรู้ไม่ต้องกลัวใครมาแย่ง คนเก่งก็เก่งอยู่นั่นแหละ share แล้วไม่ได้ทำให้เก่งน้อยลง แต่กลับทำให้เก่งยิ่งขึ้น ปัญหาของ มอ. ตอนนี้คือ ยังไม่ได้จัดเก็บความรู้ให้เป็นระบบเท่าที่ควร เล่ม reports ยังเป็นเล่มอยู่ ยังไม่ได้ digitize การเก็บความรู้จากผู้เกษียณหรือลาออก ยังไม่ work เท่าไหร่ ขนาดบริษัท IBM ยังยอมรับว่าการสกัดความรู้ (เช่น ออกมาเป็นคู่มือ) ทำได้แค่ 20% สิ่งที่เป็นทักษะ ยังคงอยู่ในหัว ติดตัวเขาไป สกัดออกมาไม่ได้ทั้งหมด อาจต้องทำเหมือนโครงการศิษย์ก้นกุฎิ ของ สกว.
2. ดร. จันทวรรณ ปิยะวัฒน์ จากศูนย์พัฒนานวัตกรรมเพื่อการจัดการความรู้และการเรียนรู้ (UsableLabs) คณะวิทยาการจัดการ ผู้สร้างชุมชนออนไลน์ gotoknow.org, classstart.org, researcher.in.th และ share.psu.ac.th มาเล่าเรื่องให้ฟัง และเชิญชวนให้พากันมาใช้ เพราะเป็นระบบชุมชนออนไลน์ครบวงจรที่ทำโดยคนไทย เพื่อประโยชน์ของคนไทยด้วยกัน ..
ปีนี้นับเป็นปีที่ 8 ของ gotoknow แล้ว ได้รับการสนับสนุนจาก สสส และ EGA (สำนักงานรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์) มีสมาชิก 168,725 ราย มีบล็อก 450,851 เรื่อง มีไฟล์ชนิดต่างๆรวม 754,991 ไฟล์ และมีจำนวน pageviews มากถึงเดือนละ 6-7 แสน ฯลฯ นับเป็นคลังความรู้จำนวนมหาศาลของประเทศนี้เลยทีเดียว และข้อมูลที่น่าสนใจคือ คนใน gotoknow ส่วนใหญ่อายุ 40 up!!
ชุมชนออนไลน์จำเป็นต้องมีผู้ดูแลใส่ใจ หมั่นเก็บกวาดขยะอยู่เสมอ researcher.in.th มีปัญหา กำลังจะปิดกิจการยุบมารวมกับ gotoknow แล้วเพราะขาดคนดูแล
กลยุทธ์การสร้างชุมชนออนไลนอย่างยั่งยืน ต้องมี คน + ซอฟแวร์ + นโยบาย + เป้าหมาย … นโยบายและกฎระเบียบต้องมั่นคง มีจุดยืน
ปัญหาของการที่คนไม่ยอมแลกเปลี่ยน ที่สำคัญคือ 1. ไม่ได้รับการสนับสนุนจากหน่วยงาน (เช่น ถ้าเขียนบล็อกในเวลางาน ถือว่าผิด) 2. ไม่มีเวลา (แต่ถ้าคิดว่าสิ่งนี้สำคัญจะบันทึก) 3. เขียนไม่เป็น ไม่มีทักษะในการใช้ซอฟแวร์ 4. ไม่เห็นประโยชน์
เป้าหมายต้องวางภาพให้ชัดเจน .. เป็นพื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างสุนทรียสนทนาและคิดบวก เชื่อมโยงและสนับสนุนการสร้าง CoPs และเครือข่ายสังคม ส่งเสริมการเข้าถึงความรู้เพื่อลดความเหลื่อมล้ำทางความรู้ สร้างคลังความรู้เชิงประสบการณ์ ส่งเสริมให้เกิดการจัดการความรู้ทางออนไลน์อย่างยั่งยืน ส่งเสริมการเป็นพื้นที่เพื่อการสื่อสารองค์กรสู่สาธารณชน การหมุนเวียนของ tacit และ explicit knowledge เป็นไปตามทฤษฎีเซก-กี้ของ Nonaka SECI Model (Socialization, Externalization, Combination, Internalization)
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการสร้างชุมชนออนไลน์ คือ แรงจูงใจ ความไว้เนื้อเชื่อใจ มีความสัมพันธ์ที่ดี การสื่อสารมีประสิทธิภาพ การมีกลุ่มคนคอเดียวกัน (CoPs) และผู้นำที่เป็นแบบอย่าง
3. คุณเมตตา ชุมอินทร์ ในฐานะผู้ดูแลระบบ “ชานชาลาแห่งการเรียนรู้” share.psu.ac.th (ชุมชนออนไลน์ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์) ได้เชื้อเชิญให้ผู้แทนจากคณะและหน่วยงานที่นำ share.psu.ac.th ไปใช้และประสบความสำเร็จ มานำเสนอ และแบ่งปันประสบการณ์ให้พวกเราฟังในวันนี้ 3 หน่วยงาน ได้แก่ คณะทรัพยากรธรรมชาติ คณะวิศวกรรมศาสตร์ และศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์ คุณเมตตาบอกว่า คุณอำนวย (Facilitators) เป็นกลไกสำคัญที่จะคอยกระตุ้น และทั้ง 3 ท่านเป็น best practice
4. คุณมะลิ นิลสุวรรณ หรือ คุณมอนลี่ — ซึ่งทำหน้าที่เป็นคุณ Fa (Facilitator) คนเก่งประจำคณะทรัพยากรธรรมชาติ ที่จะคอยเชียร์ให้คนอื่นๆในคณะหันมาเขียนบล็อกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันบนระบบ share เริ่มเมื่อวันที่ 15 ม.ค. 2551 ปัจจุบันมีจำนวนมากถึง 4,100 กว่าบันทึกแล้ว (เก่งจัง) ได้รับการสนับสนุนมาตั้งแต่ระดับคณบดี .. รายละเอียดลองดูจากเว็บ KM ของคณะค่ะ http://www.natres.psu.ac.th/WEBSITE/km2/main.php
ความสำเร็จที่น่าชื่นชมคือ คุณธีระพงศ์ จันทรนิยม นักวิชาการเกษตรชำนาญการพิเศษ จากศูนย์วิจัยปาล์มน้ำมัน ผู้ได้รับรางวัลบริการดีเด่นจากที่ประชุมสภาข้าราชการ พนักงาน และลูกจ้างมหาวิทยาลัยแห่งประเทศไทย (ปขมท.) ประจำปี 2554 ได้ใช้ share เป็นช่องทางให้คำปรึกษาแก่กลุ่มเกษตรกรที่มีปัญหา โดยสกัดความรู้ออกมาเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย นับเป็นการใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อประโยชน์ต่อชุมชนอย่างแท้จริง (อ่านรายละเอียดได้ที่นี่ค่ะ http://share.psu.ac.th/blog/mali-km/24277)
5. ผศ.ดร. รัญชนา สินธวาลัย ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนาระบบคุณภาพ คณะวิศวกรรมศาสตร์ ได้มานำเสนอให้พวกเราฟัง ในเรื่องของการพัฒนางานของสายสนับสนุนด้วยโครงการ K-procedure ที่ประสบความสำเร็จจนได้รับรางวัลจากทางมหาวิทยาลัย และมุ่งไปสู่การเป็น K-culture
ที่คณะวิศวะทำ KM ต่อเนื่องมา 5 ปี ต้องทำแบบย้ำๆ ไม่หยุด มีการจัดอบรม KM สัญจรไปทุกภาควิชาอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งปี สร้างความเข้าใจ อบรมการเขียนบล็อก ส่งเสริมการเขียน ให้รางวัล ค่าตอบแทน จัดกิจกรรมจิบน้ำชาอาจารย์ จิบน้กชานักวิจัย จิบน้ำชาบุคลากร มีการให้รางวัล Q-talk มี CoPs ชำนาญการ ฯลฯ
โครงการ K-procedure เริ่มทำในปี 2552 ต่างจากการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน คือ เป็นการเขียนขึ้นเองโดยผู้ปฏิบัติงานจริง เพื่ออธิบายขั้นตอนในการปฎิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับกฎระเบียบต่างๆ ซึ่งมีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อนและต้อง flow ต่อไปยังหน่วยงานอื่น ให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายแก่การเข้าใจของบุคคลที่มาติดต่อ นำขึ้นบนเว็บไซต์ ทำเป็นตารางลักษณะให้เหมือนๆกันทุกหน่วยงาน ประกอบด้วย ขั้นตอนหลัก ขั้นตอนย่อย ช่วงเวลา ผู้รับผิดชอบ รายละเอียดเอกสารที่เกี่ยวข้อง (PDF) และ tips ส่วนตัวเพื่อแนะนำคนอื่น รายละเอียดดูได้ที่นี่ค่ะ http://www.km.eng.psu.ac.th/
ผลการดำเนินงาน คือ ปี 2552 ได้มา 3 ผลงานจาก 2 หน่วยงาน ปี 2553 ได้มา 14 ผลงานจาก 5 หน่วยงาน พอมาถึงปี 2554 ได้มามากถึง 44 ผลงานจาก 7 หน่วยงาน
ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จคือ การอบรมอย่างต่อเนื่อง (และอดทน) การประชาสัมพันธ์ และทำ PDCA เสมอ
แนวทางในการพัฒนาคือ ใช้ KM เป็นรากฐานของการพัฒนางาน และจะนำ lean management เข้ามาปรับปรุงขั้นตอนในการทำงานเดิม ให้กระชับขึ้น ลดขั้นตอนลงอีก และทำงานให้ง่ายขึ้นกว่าที่เป็นอยู่
— อาจารย์ผู้บรรยาย เก่ง และน่ารักมาก ระบบมีขั้นตอนเป๊ะๆ แบบวิศวกรเลย
6. คุณศักดิ์ชัยบดี สังข์แก้ว นักวิทยาศาสตร์ จากศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์มานำเสนอเรื่องราว KM โดยมี รศ.ดร. ชาคริต ทองอุไร ผู้อำนวยการศูนย์ฯ มานั่งให้กำลังใจด้วย ที่ศูนย์ฯ มีบุคลากรรวม 40 กว่าคน ทั้งผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ วิศวกร และนักวิทยาศาสตร์ จึงใช้ KM เป็นเครื่องมือในการเชื่อมโยงกลุ่ม สร้างความผูกพันธ์ทั้งหัวหน้าและลูกน้อง ตามวัฒนธรรมขององค์กร คือ “มุ่งเน้นคุณภาพ ยึดถือภราดรภาพ พร้อมรับการประเมิน”
เครื่องมือ KM ที่ใช้คือ สุนทรียสนทนา (Dialogue) และชุมชนแห่งการแบ่งปัน (Community of Sharing – CoS) ได้แก่ การจัดงาน KM Days เขียนบล็อกบน share (ปัจจุบันมีจำนวน 3,340 บันทึก) มีการสร้างคลังความรู้ Knowledge database ตั้งแต่ปี 2551 มี 70 เรื่องราว) ตอบคำถามเรื่องเครื่องมือวิทยาศาสตร์ผ่าน webboard (ตั้งแต่ปี 2547 มีผู้ชม 1,488,096 ครั้ง สมาชิก 772 คน 6,390 กระทู้) และที่ภาคภูมิใจมากคือ เคยมีคำถามปัญหาเรื่องการใช้เครื่องมือมาจากชาวต่างชาติที่ UK ด้วย !!
คุณศักดิ์ชัยบดี ยกตัวอย่างกิจกรรมสุนทรียสนทนา (Dialogue) คือ ให้คน 4 คน พูดคำว่า กระ – ต่าย – ตื่น – ตูม คนละคำพร้อมกัน จะพบว่า คนฟัง ฟังไม่รู้เรื่อง เพราะต่างคนต่างพูด ไม่มีใครฟังใคร แต่ถ้าฟังอย่างเงียบๆและตั้งใจ จะเข้าใจความหมายของคำว่า “กระต่ายตื่นตูม” ได้ไม่ยาก
กิจกรรมที่จัดขึ้นจะมีการ feedback กลับทุกกิจกรรม มีการจัดตั้งทีมคุณภาพ คัดเลือกบุคลากร/ทีมคุณภาพประจำปี มอบรางวัลและให้ความดีความชอบ เกณฑ์ทีมคุณภาพ จะให้คะแนนบวกสำหรับการเขียนข้อเสนอแนะให้ในแบบประเมิน การเขียนบล็อก การจัด KM Day การช่วยตอบคำถามใน webboard และคะแนนลบ สำหรับการได้รับข้อร้องเรียน ข้อบกพร่อง และการได้รับใบร้องขอให้แก้ไขข้อบกพร่อง (Corrective Action Request : -CAR) จากการตรวจติดตามภายใน (Internal Quality Audit)
การฟังบรรยายและซักถาม จบลงในเวลาเที่ยงครึ่ง รับประทานอาหารกลางวันร่วมกันแบบง่ายๆ อาหารพื้นเมืองที่แสนอร่อย (แน่นอนว่าต้องมี แกงส้มปลากระพง ด้วย) จากนั้นพวกเราต้องอำลา เพื่อไปดูงานต่อที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ มอ. ในช่วงบ่าย
ได้ความรู้มากมาย จากมหาวิทยาลัยที่เป็นสุดยอด KM ของประเทศไทย ขอบพระคุณมากค่ะ
Mirror site ที่ Gotoknow : http://www.gotoknow.org/blogs/posts/498125
Ruchareka's Blog 