โครงสร้างองค์กรของห้องสมุดมหาวิทยาลัยฮ่องกงและสิงคโปร์

เมื่อวันที่ 5-6 กันยายน 2562 ผู้เขียนได้มีโอกาสไปเข้าร่วมประชุม Wiley APAC Library Abvisory Board (LAB) Meeting 2019 ที่สิงคโปร์ และมีโอกาสได้สัมภาษณ์พูดคุย ฟังการบรรยายจากผู้อำนวยการหอสมุดมหาวิทยาลัยหลายท่าน ซึ่งเป็นผู้มีชื่อเสียงในวงการห้องสมุดมหาวิทยาลัยในภาคพื้นเอเชียแปซิฟิก และมีผลงานความสำเร็จในการบริหารห้องสมุดเป็นอย่างยิ่ง นอกจากนั้น ยังได้ค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของห้องสมุดมหาวิทยาลัยต่าง ๆ ในฮ่องกงและสิงคโปร์ เพื่อศึกษาแนวทางการจัดโครงสร้างองค์กร การจัดอัตรากำลังและขีดความสามารถของบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในปัจจุบัน  ขอนำข้อมูลที่ได้มาเล่าสู่กันฟังดังนี้ค่ะ

• ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของรัฐในเกาะฮ่องกงมีจำนวน 8 แห่ง และมีเครือข่ายความร่วมมือที่เข้มแข็งมาก มีชื่อว่า The Joint University Librarians Advisory Committee (JULAC) ผู้อำนวยการหอสมุดของฮ่องกงที่มีความสามารถและมีชื่อเสียงในวงการ อาทิ Ms. Diana Chang (ไดอาน่า ชาง) จาก Hong Kong University Science and Technology (HKUST) Library, Dr. Shirley Wong (เชอร์ลีย์ หว่อง) จาก The Hong Kong Polytechnic University Library, และ Mr. Peter Sidorko (ปีเตอร์ ไซดอร์กุ) จาก The University of Hong Kong Library
• ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของสิงคโปร์มีจำนวน 6 แห่ง มีบริหารจัดการเป็นเอกเทศ ไม่มีเครือข่ายความร่วมมือในเรื่องต่าง ๆ เหมือนฮ่องกง  ผู้อำนวยการหอสมุดที่สำคัญ ได้แก่ Mrs LEE Cheng Ean (ลี เชง เอียน) จาก  National University of Singapore (NUS) Library, Ms. Caroline Pang (แคโรไลน์ พัง) จาก Nangyang Technological Univesity (NTU) Library และ Ms. Gulcin Cribb (กลูซิน คริบ) จาก Singapore Management University (SMU) Library
• ข้อสังเกตคือ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยของฮ่องกงและสิงคโปร์ ไม่ได้ใช้อัตรากำลังจำนวนมาก แต่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีการแบ่งโครงสร้างองค์กรที่ทันสมัย แตกต่างไปจากห้องสมุดแบบเดิม ๆ และบริหารจัดการโดยมุ่งเน้นลูกค้าเป็นสำคัญ
• มหาวิทยาลัย NTU มีการปรับโครงสร้างองค์กรครั้งใหญ่ โดยกำหนดให้ห้องสมุดเป็นส่วนหนึ่งของ Office of Information, Knowledge and Library Services (OIKLS) อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของผู้ช่วยอธิการบดี Deputy Associate Provost (Information and Knowledge) ผู้บริหารประกอบด้วย ผู้อำนวยการ (OIKLS Director) และรองผู้อำนวยการ (Deputy Director) จำนวน 4 ฝ่าย (ตามภาพ) ฝ่ายห้องสมุด (Library) เน้นในเรื่องการบริการผู้ใช้และพื้นที่ให้บริการ  ฝ่ายสารสนเทศ (Information) เน้นในเรื่อง การบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ฝ่ายความรู้  (Knowledge) เน้นเรื่อง การบริหารจัดการข้อมูลเพื่อสนับสนุนการวิจัยและวิชาการ  ซึ่งรวมถึง Digital Scholarship, Research Data Management และ Scholarly Publishing & Impact

• มหาวิทยาลัย NUS ไม่ได้มีการปรับโครงสร้างใหม่ โครงสร้างผู้บริหารประกอบด้วย ผู้อำนวยการหอสมุด (University Librarian) และรองผู้อำนวยการ (Deputy University Librarian) จำนวน 4 ฝ่าย ได้แก่  1) Administrative Services 2) Library IT and Technical Services 3) Collections and Research Services 4) Education Services and Learning Innovation และหัวหน้างาน (Head of Department) จำนวน 8 งาน

• มหาวิทยาลัย SMU ห้องสมุดมีเพียง 2 แห่ง คือ Li Ka Ching Library (ตั้งชื่อตาม ลีกาชิง มหาเศรษฐีชาวฮ่องกง ผู้บริจาคเงินสร้างห้องสมุด) และ ​Kwa Geok Choo Law Library (ตั้งตามชื่อของกวาก๊อกชู ทนายความซึ่งเป็นภรรยาของลีกวนยิว และมารดาของลีเซียนลุง นายกรัฐมนตรี) บุคลากรมีจำนวนเพียง 39 คน เป็นบรรณารักษ์วิชาชีพ 21 คน แต่สามารถบริหารจัดการห้องสมุดได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันสมัยมาก โครงสร้างองค์กรประกอบด้วย ผู้อำนวยการหอสมุด (University Librarian) และ Manager จำนวน 7 ฝ่าย ได้แก่  1) Learning and Information Services (พร้อมทีม Research Librarians ที่เชี่ยวชาญในสาขาวิชาต่างๆ คอยให้บริการภายในห้องสมุด) 2) Information Access and Resources (มีทีม Library Specialists ดำเนินการในเรื่องของ Electronic Resources, Copyright, Licensing and Subscriptions ) 3) Library Technology and Innovation 4) Library Analytics (วิเคราะห์ข้อมูลสถิติ) 5) Scholarly Communication (สนับสนุนวงจรการวิจัย Research Cycle รวมทั้งเรื่อง Open Access) 6) Arts Management (จัดแสดงนิทรรศการศิลปะ) และ 7) Corporate Services (บริหารงานทั่วไปและสื่อสารองค์กร)

• มหาวิทยาลัย  HKUST ห้องสมุดอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ Associate Provost in Teachning and Learning  ผู้บริหารห้องสมุดคือ  Director of Library Services และรองผู้อำนวยการ Deputy University Librarian จำนวน 1 คน บุคลากรมีจำนวนทั้งสิ้น  90 คน ประกอบด้วย บรรณารักษ์วิชาชีพ 25 คน บุคลากรสนับสนุนอื่นๆ  65 คน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติใช้ Primo (discovery service) และ Alma (cataloging module) ของบริษัท ExLibris โครงสร้างของห้องสมุดมหาวิทยาลัย UKUST  แบ่งออกเป็น 6 งาน ได้แก่ 1) Access Services (บริการห้องสมุดและบริการพื้นที่ Learning & Information Commons) 2) Resource Management (จัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภท) 3) Research Support Services (บริการ Citation Services และบริหารจัดการข้อมูลวิจัย Research Data Management) 4) Information Literacy and Collection Services (บริการช่วยค้นคว้าสารสนเทศ โดย Subject Librarians ผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชาต่าง ๆ ) 5) System and Digital Services​ (ครอบคลุมในเรื่องของ Archives และ ​Special Collection) 6) Administrative Services (งานบริหารทั่วไป) ซึ่งแต่ละงานจะประกอบด้วยหน่วยย่อย และมีหัวหน้างาน/หัวหน้าหน่วยกำกับดูแล อย่างไรก็ตาม นอกจากการแบ่งงานตาม Departmental แล้ว ยังมีการจัดโครงสร้างให้เหมาะตาม Functional ด้วย โดยจัดตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานฝ่ายต่าง ๆ เพื่อทำงานร่วมกันข้ามสายงาน ได้แก่ Collection Development Committee, Information Service Committee, Facility Committee (Space Design), Scholarly Communication Committee, Access Service Committee, Web Committee, Library Administrative Committee เป็นต้น รวมทั้งมอบหมายงานรองให้แก่บุคลากรที่ไม่ได้มีงานหลักดังกล่าว แต่มีทักษะความสามารถพิเศษ อาทิ ด้านการออกแบบ ถ่ายภาพ และทำสื่อ เป็นต้น

ข้อสังเกตคือ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยในฮ่องกงและสิงคโปร์ มีจำนวนบุคลากรไม่มาก แต่มีประสิทธิภาพสูง โดยวัดจากสถิติผลการดำเนินงานและผลการดำเนินด้านต่าง ๆ ของห้องสมุด ปัจจุบันคำที่ใช้เรียกชื่อฝ่าย/งานต่าง ๆ ของห้องสมุด มีการเปลี่ยนแปลงไป เพื่อให้มีความหมายครอบคลุมกับภารกิจด้านการสนับสนุนการศึกษาวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ชัดเจนและมีความทันสมัยมากขึ้น อาทิ งานด้านการจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ใช้คำว่า Information Systems & Resources หรือ Resource Management แทนคำว่า Technical Services เป็นต้น

การเรียกชื่อตำแหน่งผู้บริหารอาจมีความแตกต่างกันในแต่ละประเทศ เช่น อธิการบดี (President, Rector, Chancellor) รองอธิการบดีฝ่ายวิชาการและวิจัย) (Vice President for Academic Affairs and Research, Pro Chancellor หรือ Provost) รองอธิการบดีฝ่ายอื่น ๆ (Vice President หรือ Vice Chancellor) ผู้ช่วยอธิการบดี (Deputy Vice Chancellor, Deputy Vice President, Associate Provost, Associate Vice President) ผู้ช่วยรองอธิการบดี Assistants Vice Chancellor

ผู้บริหารห้องสมุด อาจใช้คำว่า Director of Library Services, Dean of Library  หรือ  University Librarian เป็นต้น

 

 

ไปร่วมงาน OCLC APRC 2016 ที่ฮ่องกง

เนื่องจากได้รับเชิญจากบริษัท Advanced Media Supplies (AMS) ซึ่งเป็น OCLC Distributor ประจำประเทศไทย ให้เดินทางไปร่วมงาน Asia Pacific Regional Council (APRC) Meeting 2016 ระหว่างวันที่ 1-2 ธันวาคม 2559 จึงขอบันทึกเกร็ดความรู้ที่ได้รับจากการไปเข้าร่วมประชุม ดังนี้ค่ะ

OCLCHK2016 จัดขึ้นที่โรงแรม Harbour Grand เขตบริหารพิเศษฮ่องกงแห่งสาธารณรัฐประชาชนจีน โดย OCLC เป็นเจ้าภาพร่วมกับ The University of Hong Kong Libraries (HKU) ภายใต้หัวข้อ Libraries at the Crossroads — “Tracking Digital Footprints: Recognizing and Predicting User Behavior.” 

การเดินทางครั้งนี้ มีคณะผู้บริหาร ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ และบรรณารักษ์จากสถาบันต่างๆ ของประเทศไทย ได้แก่ ม.มหิดล จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ม.ธรรมศาสตร์ ม.เกษตรศาสตร์ ม.เชียงใหม่ ม.บูรพา สถาบันเทคโนโลยีสุรนารี ม.หัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ และธนาคารแห่งประเทศไทย เข้าร่วมการประชุมจำนวนทั้งสิ้น 20 คน โดยเริ่มออกเดินทางตั้งแต่เช้าวันที่ 30 พฤศจิกายน 2559 และเดินทางกลับ ค่ำของวันที่ 3 ธันวาคม 2559 เป็นเวลา 4 วัน

Skip Prichard ประธานและ CEO ของ OCLC กล่าวเปิดงานประชุม โดยเปรียบ Libraries at the Crossroads ว่า ขณะนี้ห้องสมุดได้เดินทางมาถึงทางแยก และจำเป็นต้องตัดสินใจแล้ว ว่าจะเดินต่อไปในเส้นทางใด และถ้าเป็นเส้นทางสายไหม (Silk Road) ขณะนี้ห้องสมุดเปรียบเสมือนเมือง ตุนหวง (Dunhuang) นครโบราณที่ตั้งอยู่บริเวณรอยแบ่งระหว่างยุโรปและเอเชีย ดังนั้น ห้องสมุดจำเป็นต้องปรับบทบาทของตนที่มีต่อ communities โดยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีใหม่ ห้องสมุดจะต้อง provide knowledge, facilitate connections และ offer a neutral space โดยคำนึงถึงความต้องการของผู้ใช้บริการเป็นสำคัญ

รายการต่อไป สนุกมาก เพราะ Professor Ping-Cheng Yeh จาก Department of Electrical Engineering, National Taiwan University อาจารย์ที่ได้รับการจัดอันดับจาก Guokr (MOOC Internet Community ของประเทศจีน) ให้เป็น 1 ใน 10 ของ Best MOOC Instructor of the World มาบรรยายในหัวข้อ “For the Student, By the Student, Of the Student”

อาจารย์  Benson Yeh เริ่มสอนนักศึกษาตั้งแต่ปี 2010 แต่เดิมคิดว่าการสอนที่ดีนั้น คือ  be clear, be fun แต่พบว่าไม่พอเพราะนักศึกษาสมัยนี้ไม่เหมือนเมื่อก่อน ดังนั้นจึงเพิ่ม Get them motivated, get them engaged และเตือนว่า Forcing them, no longer works ต้องเข้าใจความรู้สึกของนักศึกษา และพบว่า  peer pressure + peer recognition แรงกดดันและแรงจูงใจจากเพื่อนร่วมชั้นเรียน สามารถกระตุ้นให้นักศึกษาทำงานหนักได้ มีการประกวด การแข่งขันกันเป็นกลุ่ม มีการใช้เกมต่างๆ เช่นโปเกมอน เข้ามาเป็นส่วนประกอบการสอน มีการใช้ social media, facebook ในการแจ้งข่าวสาร ให้การบ้าน และติดต่อกับนักศึกษา ใช้ MOOCs เข้ามาช่วยในการเรียนการสอน ให้นักศึกษาทุกคนไปดูวิดีโอเองที่บ้าน แล้วกลับมา discuss กันในห้องเรียน แบบ  flipped classroom ไม่มีการให้คะแนนการบ้าน และที่สำคัญ อาจารย์ต้องปรับบทบาทของตน จาก lecturer เป็น facilitator และจาก actor เป็น  producer/host

• ซ้าย: Dr. Nor Edzan Che Nasir ผู้อำนวยการหอสมุด University of Malaya
• ขวา : Prof. Benson Yeh

การประชุมครั้งนี้ มีการนำเสนอโครงการความร่วมมือระหว่างห้องสมุดในรูปแบบต่างๆ เช่น White Rose Libraries ซึ่งเป็นความร่วมมือระหว่างห้องสมุด Leeds, Sheffield, และ York แห่งสหราชอาณาจักร (UK) ในการบริหารจัดการทรัพยากรห้องสมุดที่ซ้ำซ้อนเพื่อใช้งานร่วมกัน ส่วนทางฮ่องกงซึ่งมีมหาวิทยาลัย 8 แห่ง ได้นำเสนอโครงการความร่วมมือต่างๆ เช่น การจัดตั้งคณะกรรมการอำนวยการ Joint University Librarians Advisory Committee (JULAC) คณะทำงาน Virtual JURA : Jointed Distributed Print Journal Working Group เพื่อเก็บรักษาวารสารฉบับพิมพ์ไว้เพียง copy เดียว ระบบบริการยืมระหว่างห้องสมุด ที่เรียกว่า Hong Kong Academic Library Link (HKALL) การใช้บัตรสมาชิกห้องสมุดร่วมกัน ที่เรียกว่า JULAC Library Card  นอกจากนั้น จะเริ่มใช้ระบบ integrated library system บนระบบ cloud สำหรับเครือข่าย JULAC Libraries ร่วมกันทั้ง 8 แห่ง ในเดือนกรกฎาคมปี 2017 ที่จะถึงนี้

มีคำศัพท์เก๋ๆ ที่ใช้ในการประชุมนี้หลายคำ จากแนวคิดของผู้อำนวยการห้องสมุดประชาชน  Hong Kong Central Library เช่น คำว่า “always on, always connected”, “always on” patrons, “Library at your fingertips” และ “smombie” หรือ smartphone zombie  รวมทั้งแนวคิดที่สำคัญต่อการบริหารจัดการห้องสมุด ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้คือ  “Users rely more on electronic collections but space is in greater demand than ever.”

นอกจากไปเข้าร่วมประชุมแล้ว ยังได้มีโอกาสไปเยี่ยมชมหอสมุดของ  The University of Hong Kong ห้องสมุดประชาชน Hong Kong Central Library และห้องสมุด Pao Yue-Kong Library  ซึ่งเป็น Learning Hub ของ The Hong Kong Polytechnic University (PolyU)  นอกจากนั้นยังได้ทัศนศึกษาสถานที่สำคัญๆ ของฮ่องกง อีกหลายแห่ง ตลอดการเดินทางคณะของเราได้รับการดูแลเป็นอย่างดีจากคุณสมเกียรติ คุณสมยศ เจ้าหน้าที่ของบริษัท AMS และคุณมีมี่ อุบลรัตน์ ชาญณรงค์ ไกด์ชาวฮ่องกงเชื้อชาติไทย ตลอดเส้นทางของการเดินทาง — ขอขอบคุณเป็นอย่างยิ่งค่ะ

พบกันใหม่ปีหน้า OCLC APRC 2017 ที่ประเทศญี่ปุ่น เจ้าภาพร่วมคือ หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัย Waseda University กรุงโตเกียว ซึ่งเปิดตัวด้วยเว็บไซต์และวีดิโอแนะนำตัวที่ทันสมัยมาก มีชื่อว่า Why Waseda ?  รายละเอียดของการประชุม  OCLCHK2016 อยู่ที่เว็บไซต์ https://www.oclc.org/events/2016/apac-annual-2016/apac-2016/overview.en.html ส่วนรายงานประจำปี OCLC Report 2016 สามารถ  download อ่านได้ที่เว็บไซต์ oc.lc/2016report ค่ะ